So führen Sie Vorstandssitzungen gemeinnütziger Organisationen durch

In einer gemeinnützigen Organisation ohne stimmberechtigte Mitglieder hat der Vorstand die oberste Entscheidungsbefugnis. Vorstände delegieren häufig einen Teil dieser Befugnisse an den Vorsitzenden, den Präsidenten, den Sekretär, den Schatzmeister, den Geschäftsführer und andere hochrangige Beamte, sodass diese zwischen den Vorstandssitzungen Entscheidungen für das Unternehmen treffen können.

Der Umfang, in dem ein Vorstand an seinen täglichen Abläufen teilnimmt, ist unterschiedlich. Einige Gremien, sogenannte „aktive Gremien“, stimmen über fast jede Entscheidung ab und verwalten so die Organisation effektiv. Dieses Modell ist in sehr kleinen oder jungen Organisationen üblich, denen es an Personal mangelt. Größere, personell besetzte Organisationen arbeiten mit Vorständen, die nicht in die täglichen Angelegenheiten der Organisation involviert sind. In diesen Fällen delegiert der Vorstand die Befugnisse an leitende Angestellte und Führungskräfte und stimmt nur über Entscheidungen von größerem Umfang ab. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Vorstand um einen praxisorientierten Vorstand oder einen Vorstand zur Entscheidungsfindung handelt, müssen mehrere grundlegende Entscheidungen immer in den Händen des Vorstands bleiben:

• Wahl der Führungskräfte. Während gemeinnützige Unternehmen keine Eigentümer haben, haben sie Führungskräfte, die die Kontrolle ausüben. Die Befugnis, diese Führungskräfte – einschließlich des Präsidenten und des Geschäftsführers – zu wählen, zu ersetzen oder abzuberufen, ist eine wichtige Funktion des Vorstands, da diese Entscheidungen erhebliche Auswirkungen auf den Erfolg oder Misserfolg der Organisation haben.
• Maßgebliche Dokumente. Die Dokumente, die eine gemeinnützige Organisation regeln, wie etwa ihre Satzung und Satzung, werden durch Ergänzungen geändert. Der Vorstand sollte alle Änderungen aktiv umsetzen, da er die Betriebsregeln der Organisation festlegt.
• Jährliches Budget. Der Vorstand sollte das Jahresbudget genehmigen und alle nicht budgetierten Ausgaben begrenzen. Ein vom Vorstand genehmigter Betriebshaushalt hilft dabei, die Dinge finanziell unter Kontrolle zu halten. Es wird den Vorstandsvorsitzenden bei der Entscheidung anweisen, welche Ausgaben ohne zusätzliche Genehmigung des Vorstands bezahlt werden können.
• Einrichtung interner finanzieller und rechtlicher Kontrollen. Vorstände sollten Richtlinien und Verfahren („P&Ps“) verabschieden, um die rechtliche und finanzielle Einhaltung sicherzustellen. Durch die Einführung von P&Ps kann der Vorstand die Arbeitsabläufe der leitenden Angestellten der gemeinnützigen Organisation festlegen. Beispiele hierfür sind Richtlinien zum Konfliktmanagement, Unterschriftsberechtigung, Annahme von Geschenken, Führung von Aufzeichnungen, Reise- und Spesenerstattung, Vertraulichkeit und Whistleblower.
• Genehmigung bedeutender Finanztransaktionen. Der Vorstand sollte größere Transaktionen genehmigen, darunter den Kauf von Immobilien, den Verkauf bedeutender Vermögenswerte, die Aushandlung von Krediten und Änderungen der Anlagepolitik.
• Strategische Veränderungen. Der Vorstand sollte alle Überarbeitungen des Leitbilds der gemeinnützigen Organisation, das Wachstum oder die Reduzierung programmatischer Initiativen, Anpassungen des Jahresbudgets und alle Umstrukturierungen wie Fusionen oder Auflösungen genehmigen.
• Konflikte verwalten. Für den Umgang mit Interessenkonflikten ist der Vorstand zuständig. Wenn Interessenkonflikte nicht bewältigt werden, kann dies zu teuren Verbrauchssteuern, staatlichen und bundesstaatlichen Ermittlungen und sogar zum Verlust der Steuerbefreiung führen.

Wie entscheiden die Vorstandsmitglieder über diese Angelegenheiten?

Der Vorstand kann auf einer Sitzung oder durch einstimmige schriftliche Zustimmung beschließen, Entscheidungen zu treffen. Unabhängig von den Mitteln kann jede Entscheidung, die ohne Durchführung der erforderlichen Schritte getroffen wird, von einem Direktor, einem leitenden Angestellten, einer Bank, einer Titelgesellschaft oder anderen interessierten Parteien angefochten werden. Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung von Unternehmensformalitäten dazu führen, dass die gemeinnützige Organisation ihren Status mit beschränkter Haftung verliert und die Vorstandsmitglieder persönlich haftbar gemacht werden.

Abhaltung von Vorstandssitzungen

Damit der Vorstand eine Sitzung abhalten kann, muss die Sitzung ordnungsgemäß einberufen und angekündigt werden und die Beschlussfähigkeit muss gegeben sein. Alle auf der Versammlung vorgeschlagenen Maßnahmen müssen von der in der Satzung der gemeinnützigen Organisation angegebenen Anzahl an Vorstandsmitgliedern genehmigt werden.

Einberufung und Ankündigung von Sitzungen

Es gibt zwei Arten von Vorstandssitzungen:

• Ein regelmäßiges Treffen hat ein bestimmtes Datum, eine bestimmte Uhrzeit und einen bestimmten Ort, die durch die Satzung oder einen Vorstandsbeschluss festgelegt sind. In der Satzung kann beispielsweise festgelegt werden, dass sich der Vorstand am ersten Montag eines jeden Monats um 19:00 Uhr im Hauptbüro der gemeinnützigen Organisation treffen muss. Der Vorstand muss sich bei einer ordnungsgemäß abgehaltenen Sitzung auf etwaige Änderungen dieser regelmäßig stattfindenden Sitzung einigen. Zusätzlich zu den regulären Sitzungen halten Vorstände in der Regel eine jährliche Sitzung ab, bei der Direktoren und leitende Angestellte gewählt werden und die Berichte des Exekutivdirektors angehört werden. Ordentliche Sitzungen müssen nicht angekündigt werden, da dies bereits in der Satzung oder bei einer früheren Vorstandssitzung vorgesehen war.
• Ein besonderes Treffen ist ein Treffen, das außerhalb eines regulären Treffens stattfindet und das Ergebnis einer besonderen Notwendigkeit ist. Jemand, der durch die Satzung dazu berechtigt ist, eine Versammlung einzuberufen, muss diese „einberufen“, um eine Sonderversammlung abzuhalten. In der Satzung einer Organisation sollte festgelegt werden, wer befugt ist, eine Sondersitzung einzuberufen – in der Regel der Vorsitzende, der Sekretär oder eine Mindestanzahl von Direktoren. Um eine Sitzung „einzuberufen“, muss eine befugte Person den Sekretär der Organisation auffordern, jedem Vorstandsmitglied Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung mitzuteilen.

Außerordentliche Sitzungen bedürfen einer ordnungsgemäßen Ankündigung. Die Satzung sollte die Ankündigungspflichten dieser Sitzungen beschreiben. Normalerweise muss eine Einladung zu einer Sondersitzung (1) vier Tage vor der Sitzung per Post oder (2) per E-Mail, Telefon oder persönlich mindestens zwei Tage vor der Sitzung erfolgen. Wenn die Mitteilung per E-Mail erfolgt, muss die gemeinnützige Organisation für jedes Vorstandsmitglied ein elektronisches Einverständnisformular vorliegen haben, das es dem Mitglied ermöglicht, über eine E-Mail-Adresse seiner Wahl kontaktiert zu werden und Informationen zu erhalten.

Wenn keine ordnungsgemäße Ankündigung einer Sondersitzung erfolgte, kann der Vorstand dennoch wirksame Maßnahmen ergreifen, wenn:

• Alle Direktoren, die bei der Sitzung nicht anwesend waren, unterzeichnen (vor oder nach der Sitzung) eine Verzichtserklärung oder genehmigen das Protokoll; ODER
• Alle Vorstandsmitglieder waren anwesend und niemand protestierte vor oder zu Beginn der Sitzung.

Besprechungen per Video oder Telefonkonferenz

Viele gemeinnützige Organisationen haben Vorstandsmitglieder, die in anderen Städten, Bundesstaaten und Ländern ansässig sind als die gemeinnützige Organisation selbst. Sofern die Sitzungen ordnungsgemäß einberufen werden und jedes Mitglied ordnungsgemäß benachrichtigt wird, können Vorstandssitzungen per Telefonkonferenz und über das Internet abgehalten werden. Die einzige Voraussetzung für virtuelle Treffen besteht darin, dass alle Direktoren gleichzeitig kommunizieren und jeder Direktor an allen Vorgängen teilnimmt, einschließlich Vorschlägen oder Kommentaren zu bestimmten Maßnahmen (natürlich vorbehaltlich der parlamentarischen Regeln des Vorstands). In einigen Staaten müssen die Vorstandsmitglieder einander gleichzeitig hören können, was einige Kommunikationsplattformen ausschließt.

Bei einem Meeting Maßnahmen ergreifen

• Quorum. Bevor der Vorstand bei einer Sitzung formelle Maßnahmen ergreift, muss ein Quorum vorhanden sein. Gemäß der Satzung ist ein Quorum die Anzahl der Vorstandsmitglieder, die für eine gültige Sitzung erforderlich ist. Typischerweise erfordert ein Quorum die Mehrheit der amtierenden Direktoren. Einige Organisationen verlangen jedoch eine höhere Anwesenheitsschwelle oder erfordern die Anwesenheit einer bestimmten Person, beispielsweise des Präsidenten, um ein Quorum zu erreichen.
• Genehmigung. Die Satzung legt fest, wie viele Stimmen für einen Antrag abgegeben werden müssen, damit dieser Antrag vom Vorstand angenommen wird. Bei der Ausarbeitung der Satzung ist es wichtig, mit der Formulierung in diesem Abschnitt vorsichtig zu sein, da sich diese Formulierung auf Direktoren bezieht, die sich der Stimme enthalten. Wenn die Satzung so verfasst ist, dass ein „Mehrheit der Anwesenden” für die Genehmigung, dann zählt eine Stimme des Direktors, die sich der Stimme enthält, als Gegenstimme. Allerdings ist nur eine Genehmigung erforderlich eine „Mehrheit der Anwesenden und Abstimmenden“.„, dann zählt eine Stimmenthaltung des Direktors für eine Senkung der Zustimmungsschwelle.

Protokoll

Für die Protokollierung der Sitzung ist der Schriftführer verantwortlich. Der Vorstand kann einen vorübergehenden Sekretär ernennen, der ihn bei Abwesenheit oder bei der Protokollierung während der Sitzung unterstützt. Die Stellungnahmen und Vorschläge der Sitzung müssen nicht wörtlich im Protokoll festgehalten werden. Zu den wesentlichen Bestandteilen von Sitzungsprotokollen sollten gehören:

• Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens;
• Eine Liste der anwesenden Personen (persönlich oder per Telefonkonferenz) und der nicht anwesenden Personen;
• Diskussion von Problemen und ergriffenen Maßnahmen; Und
• Die Unterschrift des Sekretärs.

Der Vorstand kann Entwürfe spezifischer Beschlüsse oder Berichte vorbereiten und verteilen, die während der Sitzung besprochen werden. Diese Beschlüsse und Berichte sollten dem Protokoll als Anlagen beigefügt werden. Das Aufzeichnungsbuch der gemeinnützigen Organisation sollte alle Protokolle enthalten.

Handeln ohne Meeting

Wenn der Vorstand zu weit verstreut ist, um eine Sitzung abzuhalten oder Routineangelegenheiten zu erledigen, kann er mit schriftlicher Zustimmung handeln. Diese Entscheidung muss jedoch von jedem aktiven Vorstandsmitglied genehmigt werden. Die gemeinnützige Organisation sollte für jedes Vorstandsmitglied eine schriftliche Genehmigung haben, um den Genehmigungsprozess zu vereinfachen. Eine schriftliche Mitteilung (E-Mail, Word-Dokument, PDF, handschriftliche Notiz, Papyrus oder ein anderes Dokument) wird an den Vorstand gesendet, und jedes Mitglied (vorausgesetzt, sein elektronisches Einverständnisformular liegt vor) kann per E-Mail oder elektronischer Signatur zustimmen. Bei Maßnahmen mit schriftlicher Zustimmung sollte der Sekretär ausdrücklich mitteilen, welche Maßnahmen ergriffen werden.

Ellis Carter ist ein gemeinnütziger Anwalt mit Caritas Law Group, PC, zugelassen, um in Washington und Arizona zu praktizieren. Ellis berät landesweit gemeinnützige und sozial verantwortliche Unternehmen in Bezug auf Unternehmens-, Steuer- und Fundraising-Vorschriften. Ellis berät Spender auch bei Großspenden. Um einen Beratungstermin mit Ellis zu vereinbaren, rufen Sie 602-456-0071 an oder senden Sie uns eine E-Mail über unsere Kontakt Formular.